Définition simple
Une Shared Mailbox est une boîte aux lettres Exchange Online partagée par plusieurs utilisateurs, par exemple support@, contact@ ou accueil@.
Définition technique
Les utilisateurs accèdent généralement à la boîte partagée avec leur propre compte, selon les autorisations attribuées. Full Access permet d’ouvrir et gérer la boîte ; Send As permet d’envoyer comme si le message provenait directement de la boîte partagée ; Send on Behalf permet d’envoyer au nom de celle-ci. La boîte peut aussi disposer d’un calendrier partagé.
À quoi cela sert ?
Centraliser une adresse de service ou d’équipe sans partager un mot de passe unique, tout en contrôlant précisément qui peut lire les messages et qui peut envoyer au nom de la boîte.
Exemple concret
Trois personnes du support reçoivent Full Access sur support@entreprise.fr et Send As. Elles traitent la même file de messages depuis Outlook et répondent avec l’adresse support@entreprise.fr.
Problèmes fréquents
- Full Access présent mais Send As absent
- Délégation ajoutée mais pas encore visible dans le client
- Utilisateur ouvrant directement le compte de la boîte au lieu d’utiliser la délégation
- Règles, archivage ou capacité nécessitant une configuration/licence adaptée
À retenir : Une boîte partagée se gère par délégation : Full Access et les droits d’envoi sont distincts et doivent être vérifiés séparément.